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【特别版本】领航版

最后更新于 2025/06/05 阅读数 900

网易企业邮箱领航版-特色功能使用手册

——2025年8月更新

一、简介

「领航版」是网易企业邮箱基于邮件和客户管理场景打造的亮点特性，旨在帮助我们的用户更高效得进行对客户的跟进和管理，更便捷使用邮箱。例如用户可以直接在邮件列表区分客户邮件，在「邮箱」中快速进行客户背调、将陌生人新建为客户、查看客户往来邮件，在「客户管理」中查看所有客户信息、管理客户开发进度，在「客户背调」中进行主动搜索背调、重点客户异动监控等。

二、核心功能介绍

1、邮件中收发件人标识

收发件人的邮箱地址如果属于客户、同事客户，则相应展示“[客户]xxx、[同事客户]xxx“标签，方便用户快速识别和区分客户邮件。

2、快捷客户背调及客户建档

2.1、快捷客户背调

在邮箱中阅读潜在客户邮件时，可以通过读信页右侧边栏快速进行客户背调。如果发件人邮箱域名可以通过大数据匹配到公司信息，则会在侧边栏展示【查看全球数据，完成客户背调】提示信息，点击【一键背调】按钮即可呼出对应的公司信息详情抽屉。点击【AI深挖】可尝试通过AI深挖更多发件人域名有关的公司信息（也可能挖掘不到信息）。

同时该客户如果近期有海关异动信息（包括4种情况：新增供应商、采购量激增、购买样品、采购新品），则会在侧边栏客户背调的入口下方增加一行【异动：发现机会】展示该客户的海关异动点，帮助用户通过掌握客户的海关异动信息来发现机会。

在公司信息详情抽屉中可以看到公司介绍、官网、社媒、联系人信息、海关数据（如有）、企业资讯（如有）等内容。快速完成客户背调工作。

2.2、快捷客户建档

如是有效的潜在客户来信，还可通过侧边栏直接完成潜在客户建档。

完成建档后原本的陌生人就会变成客户状态。

3、主动搜索背调与客户异动监测

3.1、主动搜索背调

功能所在位置：

主导航栏【客户背调】模块下，【客户背调】页面。

功能简要介绍：

领航版用户，可以通过搜索客户官网域名进行客户背调、查看海关数据，该功能有使用次数限制，具体限制为每个账号10次/月，如果一次搜索没有结果则不消耗当次使用次数。

功能详细说明：

在主导航栏【客户背调】下，点击【客户背调】页面，在页面中央输入框内可输入企业域名进行精准搜索。

因为部分企业可能有多个官网或域名，如england.nike.com、nike.com.br。建议用户可以剔除前后缀后进行搜索如：nike.com或者nike，这样可以确保搜索到尽可能全的结果。另：如果搜索结果过多，一次搜索只能展示前20条数据。

每个领航版账号每个月可使用10次客户背调的主动搜索功能。执行一次搜索则消耗一次使用次数，如果搜索没有结果，则当次搜索不消耗次数。

在搜索结果页中可以看到公司名称、官网地址、国家地区、联系人数量等信息。用户可以点击公司名称打开详情页查看详细的客户资料、海关数据等。也可以在搜索结果列表中点击【录入客户】将该公司快速创建为自己的客户，后续可在【客户管理】模块中查看到该客户。如果该客户需要重点关注，可以点击列表中的【添加到异动监测】按钮将该客户添加到【客户异动监测】名单中，后续该客户如果有出现新的异动信息（如公司信息变更、联系人信息变更、海关数据变更），就会通过邮件及应用内红点提醒的方式告知当前用户。

在客户详情页中，右上角也可以操作【录入客户】或【添加到异动监测】。详情页的上半部分为客户公司的基本信息，下半部分可以查看客户的联系人信息、海关数据（部分企业可能没有）、企业资讯（部分企业可能没有）等内容。

3.2、客户异动监测

功能所在位置：

添加监测入口：在客户背调详情页右上角可点击【添加到异动监测】即可将该客户纳入监测。

查看监测位置：主导航栏【客户背调】模块下，【客户异动监测】页面可查看监测中客户的异动情况。

功能简要介绍：

添加到客户异动监测名单中的客户，系统会每天监控客户的公司信息（如公司介绍、官网地址）、联系人信息、海关数据是否有新的变化，如果有变化，会在当天上午给用户发送客户异动提醒邮件，并在应用内通过红点数字提醒用户有新的客户异动。从而帮助用户第一时间获取到重点客户的最新动态。

功能详细说明：

添加监测入口：在客户背调详情页右上角可点击【添加到异动监测】即可将该客户纳入监测。或者在主动搜索背调的搜索结果页中，点击【添加到异动监测】。↓

查看监测位置：主导航栏【客户背调】模块下，【客户异动监测】页面可查看监测中客户的异动情况。↓

注意：每个领航版用户最多可同时添加10个监测公司。如果超出，需要删减部分监测公司后才能继续添加。

监测到有客户新动态时的效果示意↑。在列表中会展示【NEW】标表示该条动态是新增动态。相应的在【客户背调】和【客户异动监测】导航上会展示红点数字，代表有几条新增动态。

在列表页中点击【查看】客户后该客户下的【NEW】标就会消失。如果希望一次性全部清除【NEW】标，可点击右上角【新动态全标已读】按钮即可。

4、客户跟进工作台

在邮箱中阅读已建档客户的来信时，可以通过读信页右侧边栏快速查看与该客户的往来邮件，了解沟通历史，从而更好的进行邮件回复。

在邮件中，点击联系人人名或头像，出现基本信息弹层，点击「查看客户」可以通过推屏的形式查看客户详情，支持编辑客户信息、查看往来邮件等操作；

注：推屏页面元素以及逻辑同「客户管理」模块中的客户详情推屏；

5、外贸跟单话术库

系统预置多种跟单话术，覆盖询盘、报价、寄样、订单、日常维护等核心场景，在读信页右侧边栏可选中【话术库】tab快捷使用，将选中话术内容应用于回复邮件中。用户也可在此创建自己个性化的常用话术内容，方便后续调用。

6、客户管理 - 客户列表使用说明

客户列表中可管理我的客户和团队成员中所有业务员负责的客户数据。注：只有在企业邮箱管理后台-账号编辑页中设置为“CRM管理员”角色的账号，才可看到团队成员中所有业务员负责的客户数据。

用户可对客户进行新建、更新客户信息、删除、通过搜索/筛选/排序等能力对客户数据进行查找。

6.1、新建客户

方式一：在客户表中点击右上角「新建客户」可手动新建客户。

Step1：进入客户列表并点击右上角「新建客户」进入新建客户页面。

Step2：填写客户相关字段的信息，其中标记为“*”为必填字段，填写后可点击「提交」保存成功，或者点击「提交并新建联系人」进行新建客户联系人的操作。

方式二：批量导入数据，将电脑本地的excel文件通过导入流程导入到客户列表中.

Step1：点击客户—点击客户列表—点击右上角“导入数据”

Step2：点击下载模板

Step3：完善模板Excel中的客户、联系人信息，其中客户名称必须填写，未填写时本行数据将无法导入

Step4：选择本地编辑好的模板Excel文件并上传

可以将文件拖拽到蓝色区域，或点击区域选择文件，文件上传成功后，点击下一步

Step5：建立工作表和Excel的映射关系

上面是系统中的列名，下面是Excel中的列名，我们需要将Excel中的标题和系统表的字段标题设置对应，如果Excel的列名和客户表的字段名相同，系统会自动匹配，您可以检查一下，如果匹配不正确，可以选择切换或选择不匹配。选择Excel标题时您可以通过搜索快速找到。

设置映射后，点击【导入】，会将excel数据作为新数据行导入。

*如果您希望追加或更新系统中数据的部分字段，导入时可以只映射需要导入的字段，未设置映射的Excel列将不会导入。

Step6：识别重复记录

如果您不希望导入重复的数据，可以勾选”识别重复记录“ ，当系统中所有字段数据与Excel中所有字段行数据重复时，可以跳过或覆盖导入。

跳过，识别到重复记录不做处理则直接跳过这一行，导入失败-报错 “字段限制不可重复，已存在重复记录” ；如果没有识别到重复记录，则作为新数据新记录导入。
覆盖，识别到系统里有两条以上的重复记录，将本次映射的字段进行覆盖，如果没有则作为新记录导入。

Step7：导入同一客户的多个联系人

下载模板里存在客户+联系人两个表的字段数据，可同时编辑客户和联系人数据进行导入

在编辑客户数据的同时将联系人数据一起导入，根据Excel的客户及联系人数据填写内容和状态进行匹配导入。当Excel中多行数据中的客户匹配字段内容一样且联系人邮箱不重复，则此多行数据的联系人信息就自动归属到该客户名下。

Step8：导入结果提示——导入完成：

导入执行完成后会提示导入完成，如果有行数据不符合系统设置，该行数据未能正常导入，会有错误结果提示，并能下载到本条未成功导入的原因。

进行修改后可再次导入，此时建议勾选”识别重复记录“，避免重复数据导入。导入成功示意：

方式三：可通过邮箱模块-读信页右侧边栏，快捷录入客户。

详见上方《2.2、快捷客户建档》

6.2、查看客户详情

在客户表中点击首列公司名称可进入详情页，如果您有编辑权限则直接在列表页点击最右侧操作按钮「编辑」进入客户编辑页面编辑客户信息。

Step1：客户列表点击首列公司名称直接进入客户详情页。

Step2：查看客户详情页

在客户详情页可以查看所有的客户详细信息，并且可针对当前客户进行操作：编辑客户信息、新建/编辑客户联系人、查看往来邮件、发邮件、更换负责人等。

6.3、新建或编辑客户联系人

可在客户详情页发起新建或编辑联系人，新建入口如下：

编辑联系人入口如下：

6.4、负责人变更

可以将客户添加更多负责的业务员以及将客户转移给其他业务员继续负责。

「添加负责人」：在客户列表的全部客户或者我的客户视图下选中一个或多个客户，点击「添加负责人」可对选中客户添加更多负责人；添加负责人后原负责人依旧保留。

「转移」：可以将选中客户转移给其他业务员。客户转移后原有负责人将被移除。

6.5、设置标签

可以对客户添加自定义标签方便对客户分类管理。

「设置标签」：对客户添加个人标签或批量移除已有标签。

6.6、发邮件

在客户列表选中客户数据或者在客户详情页直接点击「发邮件」按钮，确认发送营销邮件的联系人，确定后进入写信页面，同时将联系人邮箱自动显示为收件人。

7、客户管理 - 客户标签使用说明

客户标签作为分类管理客户的一种方式，可新建个人标签并在新建和编辑客户的时候针对客户打标签。当给客户打了一个或多个标签后可通过快速筛选、客户分群来通过不同的标签快速分类管理客户。

使用场景1：根据标签快速筛选打过某个标签的客户列表

使用场景2：针对客户标签字段创建客户分群，可在客户分群列表中自动将客户按标签进行分类，一目了然。

8、客户管理 - 自定义字段使用说明（仅管理员）

自定义能力的业务价值是：

1、提高业务灵活性。通过简单配置就可以满足功能，让软件的适配能力大大加强，企业可以完全根据自身的需求通过拖拉拽

2、降低沟通成本。传统需求响应方式需要向厂商提需求，排期测试上线，用户花费长时间等待。使用自定义能力自己就能解决

比如客户需要增加一个材质的字段，类型是单选，选项有「纯棉，混纺，醋酸布」他自己便可以完成这个设置。

8.1、功能入口

功能的入口在客户管理模块上方【更多-管理设置】，点击就可进入其中。

在字段设置界面中，可以对已有系统字段进行内容修改、设置必填或者隐藏字段（隐藏后该字段对全部员工不可见），也可以添加自定义字段以满足自身业务个性化需要。

8.2、自定义字段应用场景举例

如果某天「客户阶段」字段的选项不够了，需要新增选项「新开客户」，在「客户类型」字段下添加2个选项即可完成。

如果自定义添加的「星级」字段在你的业务里已经不重要了，你可以将它删除。但这会导致过往收集到的数据也遗失。请谨慎操作。

如果这个字段很重要，你希望在每次录入数据时都不会遗漏，你可以开启字段必填功能。在新建和编辑时，系统将校验。确保这里的数据不为空。

自定义字段是客户管理模块的核心能力，用户可以通过自主操作完成字段信息的增减，简单的拖拉拽就可以搭建出一个专属定制的客户管理系统。如果需求更新，也能根据变化来适应。极大提高业务灵活性、降低开发成本和提升业务竞争力。

9、客户管理 - 公海客户使用说明

功能所在位置：

查看公海客户内的客户数据：客户管理模块-公海客户菜单。

将个人不再跟进的客户退回公海：

功能简要介绍：

公海客户中的客户数据并不属于任一个业务员，能被企业内的更多人看到。相对的，有业务员负责的客户数据可以称之为私海客户。

公海客户中的数据可以是业务员自己/团队主管手动退回公海，或者开启自动退公海规则自动退回的客户。

业务员可认领公海客户数据为自己的客户进行跟进，团队主管也可为下属分配客户。

功能详细说明：

1、认领和分配

业务员可认领公海客户数据为自己的客户进行跟进，团队主管也可为下属分配客户。

「认领」：将选中公海客户数据认领为自己的客户；

「分配」：可为下属分配客户。

2、自动退公海规则设置

STEP 1、进入自动退公海设置页面：从「公海客户-管理设置」进入「客户和公海客户设置界面」。

STEP 2、设置自动退公海规则：

【自动退回公海】开关默认为关闭状态。
退回规则说明：可通过跟进过程把控或者成交情况来设置退回规则
- 自客户上一次跟进后n天，未进行有效跟进则退回：根据客户上一次跟进时间后n天内无有效跟进则自动退回公海，其中天数可自定义设置，有效跟进包含的跟进动态类型为：收件、发件、手动填写跟进记录；
- 自跟进业务员接到客户后n天，未进行有效跟进则退回：客户分配、转移或领取至某个跟进业务员后n天，如果一直没有有效跟进则自动退回公海，其中天数可自定义设置，有效跟进包含的跟进动态类型为：收件、发件、手动填写跟进记录；
不退公海规则：对于重点客户或者已成交的客户可设置不退公海的保护机制
可根据客户阶段来设置处于某些客户阶段的客户不受自动退公海规则限制。

10、客户管理设置 - 发信防冲突功能使用说明

功能所在位置：

客户管理设置页面-客户管理-发信防冲突菜单。

功能说明：

此功能为避免企业下多个业务员重复跟进同一客户（撞单）的情况而设计，此开关默认为关闭状态。

在“发信防重复”设置页中，可以开启对同事客户的发信防冲突开关。

开启此开关后，业务员在领航版写信页给同事的客户发信时，会收到提示且无法发送邮件。如下图所示：

11、客户管理设置 - 设置CRM部门负责人功能使用说明

功能所在位置：

客户管理设置页面-权限管理-企业成员。

功能说明：

此功能为企业下存在外贸业务经理/主管组织架构时设计，使用此功能可以实现外贸主管可以看到自己部门下属成员的所有客户信息以及和客户的往来邮件信息，方便外贸主管日常工作管理。

STEP 1、在“企业邮箱管理后台”创建好外贸主管及业务员账号，并设置好各个账号的归属部门。注意：【同时开通 CRM 管理员权限】这个选项如果勾选，则该账号可在客户管理模块中看到企业下所有客户数据，请根据企业组织架构情况谨慎选择。

STEP 2、使用开启了【同时开通 CRM 管理员权限】的账号登录领航版，进入客户管理设置页面-权限管理-企业成员。在部门组织架构中找到外贸主管账号，将其设置为部门负责人。

STEP 3、被设置为部门负责人的外贸主管账号，登录领航版进入“客户管理”模块，即可看到多出了【全部客户tab】，点击【全部客户】即可查看自己所在部门下所有人的客户信息了（包括自己的客户以及部门下属其它业务员的客户）。

注意：部门负责人只能看到自己负责部门的业务员的客户信息，无法查看其它部门的客户信息。企业管理者可利用这一点分别设置多个部门的负责人，从而实现部门之间的单独权限管理。

三、推荐使用方法及使用场景介绍

1、处理未建档的陌生人来信（推荐使用）

点击【无档待跟进】文件夹，查看所有待处理的新邮件。这个文件夹里的邮件都是还没有创建为客户的陌生人来信。（新添加账号的历史90天内的未读邮件也会默认进入待跟进文件夹，需要用户再确认一遍）

在读信页可使用【翻译】功能翻译邮件正文，结合上文介绍的【2.1快捷客户背调】功能，确认是有效询盘后可在读信页右侧边栏快速建档（创建客户），大数据系统会根据发件人的邮箱域名自动挖掘公司信息，提供“建档建议”方便用户快速建档。在侧边栏的建档建议页面可以补充客户相关资料后点击【快捷建档】即可完成客户建档。

完成客户建档后，可以对此邮件进行回复，回复完成后此邮件会自动变为已跟进状态（从待跟进文件夹消失，用户依旧可以在收件箱中查看已跟进的邮件）。

对于无档待跟进文件夹中，不需要回复的邮件（比如一些自动回复、一些无效邮件），可以直接点击【标为已跟进】或者删除邮件，即可将此类邮件从待跟进文件夹中清理出去。（如果是点击【标为已跟进】则此邮件依旧会保留在收件箱中，如果是【删除邮件】则邮件会进入【已删除】文件夹。建议对无效邮件采取【删除邮件】操作）

处理过的邮件如果后续又需要再次处理，也可以支持在收件箱中右键邮件-手动【标为待跟进】，标为待跟进后的邮件，会再次出现在待跟进文件夹中。

如果有较多剩余邮件无需跟进处理，也可以通过列表顶部【全标已跟进】的方式快速将剩余邮件一次性标记为已跟进。

2、处理已建档客户的来信（推荐使用）

点击【有档待跟进】文件夹，查看所有待处理的新邮件。这个文件夹里的邮件都是已经创建为客户的来信。

在读信页同样可以使用【翻译】功能翻译邮件正文。如果是不需要回复的客户邮件（比如客户的自动回复、客户最后回复的“收到、谢谢”之类的内容），可以在邮件列表或读信页中点击【标为已跟进】按钮将此邮件标记为已跟进状态，此邮件即可从有档待跟进中消失（依旧可以去收件箱内查看已跟进状态的此邮件）

如果是需要回复的客户邮件，可以在读信页的侧边栏【往来邮件】页面中查看与该客户之前的沟通记录（比如是否寄过样品、之前的报价是多少钱等），了解清楚后再有针对性的回复当前邮件。

在读信页侧边栏还可便捷查看客户档案信息，如果需要补充更多客户资料，可以点击右上角【编辑客户】快速编辑客户资料。

另外还想推荐一个可以帮助我们提高邮件处理效率的侧边栏功能：外贸跟单话术库。我们系统预置了各个外贸跟单环节的话术内容方便用户快速调用，用户也可自己创建常用的话术内容，比如针对需要寄样的客户，我们可以提前创建一个话术模板，每次遇到需要寄样的客户，我们都可以快速调用此话术去回复邮件。这个相当于是一个快捷回复的模板功能。