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收发信管理

最后更新于 2025/02/21 阅读数 44

一、功能简介及路径

从“首页-邮箱与邮件-收发信管理”路径可进入收发信管理模块，如下图所示。可在此模块中设置成员收发信权限，发信审核、收信过滤条件以及黑白名单等。

二、成员收发权限

成员收发权限可以为企业员工设置收信和发信的权限，分为企业默认收发信权限和个别成员收发信权限。当员工没有设置个别成员收发信权限时，默认遵循企业默认收发权限。过滤部门成员上限100，成员数3000。

1、企业默认收发信权限

企业默认收发信权限包含收信权限和发信权限，设置后，企业全员默认遵循这一权限（设置独立的收发信权限的成员除外）。企业默认收发信权限默认值均为无限制。

设置发信权限

发信权限可以设置为“无限制”或者“只允许给以下对象发邮件”，二选一。“无限制”表示发信不受限制，“只允许给以下对象发邮件”表示只能给以下所选对象发邮件：企业内部成员、指定邮箱或域名，可同时勾选。其中，指定邮箱或域名可以自定义添加或者导入邮箱和域名。

设置收信权限

收信权限可以设置为“无限制”或者“只允许接收以下对象的邮件”，二选一。“无限制”表示收信不受限制，“只允许接收以下对象的邮件”表示只能接收以下对象发来的邮件：企业内部成员、指定邮箱或域名，可同时勾选。

2、个别成员收发信权限

如果需要某个成员、部门、团队等设置单独的收发权限时，可以点击“添加权限”新增收发权限，当成员设置了“个别成员收发权限”后，不再遵循企业默认收发信权限。

每个账号只能添加1条个别权限，因此添加成员完毕点击确认时，将进行校验，如果已经设置权限的将被本条规则覆盖。

设置发信权限

“只允许发信给以下对象”“不允许发信给以下对象”“无限制”“与企业全员发信权限一致”，4选1进行设置。

只允许发信给以下对象：只能给以下选择的成员发邮件，不能给其他人发邮件；
不允许发信给以下对象：不能给以下选择的成员发邮件，除此之外的人可以发信；
无限制：发信无限制；
与企业全员发信权限一致：与企业默认的发信权限保持一致；

设置收信权限

“只允许接收以下对象的邮件”“不允许接收以下对象的邮件”“无限制”“与企业全员收信权限一致”，4选1进行设置。

只允许接收以下对象的邮件：只能接收以下成员发来的邮件，无法收到其他人发的邮件；
不允许接收以下对象的邮件：不能接收以下所选成员发来的邮件，除此之外的来信可以接收；
无限制：收信无限制；
与企业全员收信权限一致：与企业默认的收信权限保持一致；

点击保存后，系统会将规则下发给所有成员，下发时规则状态为“生效中”；待全员生效后，规则状态变为“全部生效”。

三、成员发信审核

在企业日常办公中，为保证业务信息准确可靠，某些邮件需要经过特定人员批准才能发出，例如报价单、订单等等。邮件审核功能为企业用户上述需求提供了便捷。

企业管理员可在企业服务平台设置审核规则，如果被审核人发送的邮件命中审核规则，就会进入审核人的邮箱，经过审核人同意后方可发出。

温馨提醒：邮件审核功能不是默认开放的，需要企业客户向经销商提出申请，经销商开通完成后，企业客户登录企业服务平台才会看到邮件审核功能。

1、创建审核规则

成功开通邮件审核功能后，企业管理员登录企业服务平台，选择左侧导航栏里的“邮件审核”，在审核规则中点击“创建规则”，填写审核规则的具体信息，如下图所示：

第一步：填写审核规则名称；

第二步：添加被审核邮箱，可添加多个，数量无上限。支持选取全企业成员或根据部门选择成员；

第三步：设置审核条件，可按照主题所含关键字、邮件发送时间、附件名称、附件数量、附件大小、收件人数量、收件地址、收件域等维度设置过滤条件。当添加多个过滤条件后，需选择过滤条件的关系，可选“满足以上任一过滤条件”邮件进入审核状态，或选“满足以上所有条件”邮件进入审核状态。

第四步：设置审核规则。触发审核后，可以设置“立即拦截”或者“等待审核”。如果选择“立即拦截”，邮件触发后直接拦截，不允许发信，无需人工审核；如果选择“等待审核”，则需要指定审核人来审核邮件。审核邮箱最多可添加10个。当添加多个审核邮箱时，需选择多审核人规则：通过方向为“一票通过”或者“全票通过”；拒绝方向为“一票否决”或者“全票否决”；

2、审核邮件

第一步：登录审核邮箱，将收到一封主题为“审核：**”的邮件，如下图所示。

第二步：打开邮件，您可以看到附件是待审核的邮件，您可以打开附件进行审核，如下图所示。

第三步：如果审核人同意被审核人发送该邮件，请点击邮件中“同意发送”按钮，如下图所示。

如果审核人不同意被审核人发送该邮件，请点击邮件中“拒绝发送”按钮，在确认页面填写拒绝原因，并点击“拒绝发送”，如下图所示。

温馨提醒：当邮件已经被企业管理员审核过、或被其他审核人审核过、或已超过“审核等待”时间，当前审核人点击“同意发送”或是“拒绝发送”均是无效的，显示页面如下图所示。

3、查看审核结果

当邮件命中审核规则后，发件人可以在“已发送”文件夹里看到邮件的发送状态。

如邮件未经过审核，同时还未超过企业服务平台设置的“邮件等待”时间，则发件人已发送的邮件显示状态是“发送中”，如下图所示。

如邮件已审核通过，则邮件将进入发信流程，根据邮件投递结果返回相应的发送状态，如下图所示。（下图为邮件“撤回成功”状态）。

如邮件在审核流程中被拒绝，则发送状态显示“发送不成功，详细原因请查看退信”，如下图所示。

4、企业管理员可以操作任何一次审核

如审核人不便审核邮件，可由企业管理员代为操作，企业管理员有权限操作任何一个审核流程，并具有一票决定权。

企业管理员登录企业服务平台，打开“邮件审核”中“待审核邮件”，可以查看详情，选择“同意”或“拒绝”，如下图所示

在“邮件审核”的“审核记录”中，可以查看到最近30天的审核记录

温馨提醒：对于被审核邮件而言，一旦企业管理员给出审核意见，则邮件立刻进入发送流程或拒绝流程，无论是否有其他审核人给出审核意见。

四、成员收信过滤

收信过滤是对企业员工收到的邮件进行过滤和管控，收信包括来自企业内和企业外的邮件。为企业成员设置收信过滤的规则后，当该成员收到的邮箱触发了规则，则自动按照设定的操作执行，执行动作为：直接拒收、拒收并密送至、接受并密送至、标记为垃圾邮件、移至已删除文件夹。

1、创建邮件过滤规则

第一步：输入规则名称，名称不能和现有规则名称重复。设置适用成员，适用成员可以选择“企业全员”或者“指定成员”，如果选择“企业全员”表明这条规则对所有成员生效，同时后面有新的企业成员加入，也会自动遵循这条过滤规则；如果选择“指定成员”，则仅对所选择的成员生效。

第二步：配置过滤条件。可以选择邮件主题关键词、附件大小、附件名称、附件数量、发信地址以及发信时间作为过滤条件；多个条件直接通过“满足全部条件”或者“满足任一条件”处理。

第三步：选择执行动作。当成员收到的邮件触发过滤规则后，将执行的操作。“拒收这封邮件”和“允许接收，并密送至”，二选一。“拒收这封邮件”表示拒绝接收这封邮件，对于发件人来说邮件已经发送成功，但是收件人无法收到这封邮件；“允许接收，并密送至”表示允许收件人收到这封邮件，同时会将这封邮件密送至最多10个邮箱。

第四步：设置规则有效期，“始终生效”表示规则保存后将始终生效，“指定时间段生效”表明规则仅在选择的时间段内生效，过期自动失效。