一、功能简介

  萨班斯归档本质是按照《萨班斯法案》要求进行邮件归档的功能。《萨班斯法案》是美国政府出台的一部涉及会计职业监管、公司治理、证券市场监管等方面的重要法律。

  通过网易萨班斯归档功能，可以对某些重要邮箱的往来邮件实时记录和存储，并且保证归档邮件长久保存、不被篡改，归档后的邮件直接满足《萨班斯法案》对邮件存档的审计要求，可以成为法律证据。

二、如何开通萨班斯归档？

目前，萨班斯归档服务是需要联系您的邮箱经销商开通的，您的经销商信息可以在管理后台——企业设置——企业信息内进行查询。

三、功能详解

1、进入萨班斯归档

功能入口位于管理后台，登录管理后台，从“首页—我的应用—萨班斯归档”路径即可进入归档功能。需要对访问者身份进行验证，短信验证码将发送到复核人手机，验证通过后即可进入。进入时的身份验证界面，如下图所示。

2、查看归档空间信息

验证通过后，即可查看归档空间信息。如下图所示，包含信息如下：

 a.萨班斯归档服务有效期，即服务开通时间到服务结束时间；

 b.已归档邮箱数量/购买邮箱总量：即企业已开通归档功能的邮箱总数和购买邮箱数量；

 c.归档邮件数量，即已经归档的邮件总数。

3、管理归档邮箱

点击归档功能下的“管理归档邮箱”菜单，可以查看、增加、删除归档邮箱。操作界面，如下图所示。

添加归档邮箱

点击“添加归档邮箱”按钮，选择需要添加的具体邮箱，点击“确定”，即可添加成功。操作界面，如下图所示。

可以选择只归档部分重要的邮箱，在添加之日起，邮箱收到的邮件才会被归档。

移除归档邮箱

勾选需要移除的归档邮箱，点击“移除归档邮箱”按钮，并二次确认移除，即可移除成功。您也可以直接点击邮箱列表后面的“移除”按钮，快速移除某个归档邮箱。移除邮箱后，被移除邮箱此后所收到的邮件均不再被归档。但移除前已经归档的邮件不受影响。

查看归档邮箱

每条归档邮箱记录展示：邮箱地址、加入归档时间。可以通过界面右上角的“搜索关键词”快速查找归档邮箱。点击每条归档邮箱记录后面的“查询”按钮，可以查询该邮箱收发的归档邮件，“查询归档邮件”的说明见后文。

四、查询归档邮件

查询归档邮件

首先，点击归档功能下的“查询归档邮件”菜单，即可进入“查询归档邮件”功能；查询归档邮件操作界面，如下图所示：

然后，录入查询条件，快速查询归档邮件。查询条件包括：邮箱、关键字、查询范围、收件人、发件人、查询时间。关于查询范围，需说明：

查询范围，是指关键词的查询范围，例如，查询范围为“邮件正文+邮件标题+附件标题”，则当邮件正文、邮件标题和附件标题中包含关键词，则该邮件就会被查询出来。

最后，查看归档邮件正文。点击“归档邮件列表”后面的查看，即可查看邮件正文内容。

导出归档邮件

您可以勾选需要导出的归档邮件，点击“导出所选邮件”按钮，即可导出eml格式的文件。

重新投递

五、归档系统日志

“归档系统日志”记录归档系统的一系列操作，包括登录、设置归档模式、查询/导出归档邮件等操作，日志不允许被更改或删除。操作界面，如下图所示。

六、特别说明

1、使用状态下说明

a.归档邮箱即使从组织架构中被彻底删除，已归档的邮件不受影响；

b.若邮箱已设置自动转发功能，则自动转发且不在本邮箱保留备份的邮件将不会被归档，也不会被保全。

2、归档到期及续费说明

a.若邮箱使用已到期，则归档和萨班斯服务也会一同截止；

b.归档服务到期后，服务将会自动关闭，但已归档邮件会在系统里保留60天；

c.若企业在归档到期后的60天内续费，网易企业邮箱不会删除已归档的邮件及归档邮箱，续费成功后，可以延续到期前的状态继续使用；

d.若企业在归档到期60天后续费，到期前的已归档和已保存邮件及归档邮箱已被删除，则续费成功后，归档恢复到新开通的状态，需重新创建归档邮箱。